بخش حسابداري و مالي از پراهميت‌ترين بخش‌هاي هر سازماني است و امروزه سازمان‌ها براي افزايش بهره‌وري كار حسابداران، كاهش خطا در ثبت حسابداري، تنظيم آسان‌تر گزارش‌هاي قانوني و تحليل دقيق‌تر شرايط مالي كسبوكار، نيازمند استفاده از نرم افزار حسابداري و مالي هستند. در اين مقاله قصد داريم ۱۰ ويژگي ضروري كه هر نرم افزار حسابداري مي‌بايست داشته باشد تا رضايت ذي‌نفعان آن كسبوكار را به دست آورد، بررسي كنيم.
۱۰ ويژگي نرم افزار حسابداري:
1. ارائه گزارش‌هاي تحليلي و كاربردي؛
در دنياي پُرتلاطم كسب‌وكارها، اطلاعات مهم‌ترين ابزار هستند. با تكيه‌بر تحليل اطلاعات، توان تصميم‌گيري مديران افزايش مي‌يابد و مي‌توانند آگاهانه‌تر و دقيق‌تر تصميم بگيرند. تحقيقات نشان مي‌دهد، بيش از ۷۰درصد كسب‌وكارها در دو سال نخست تاسيس، به‌دليل عدم‌دسترسي به اطلاعات كافي و عدم تحليل صحيح آن‌ها، ورشكسته مي‌شوند. به كارگيري يك نرم افزار حسابداري مناسب كه بتواند گزارش‌هاي مورد نياز شما را تهيه كند، سبب رشد سازمان شما مي‌شود. از طرفي سازمان‌ها همواره نيازمند ارائه‌ي گزارش‌هاي قانوني مانند گزارش‌هاي خريد و فروش فصلي، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالياتي هستند و حسابداران زمان قابل توجهي را بابت تنظيم آن‌ها صرف ميكنند. استفاده از نرم افزار حسابداري بايد كمك كند تا حسابداران و مديران مالي با صرف زمان كم‌تر، گزارش‌هايي دقيق‌تر و كاربردي‌تر ارائه دهند.
2. ويژگي‌هاي بصري (گرافيكي) مناسب؛
حسابداري يك فعاليت متمركز بر آمار و ارقام است، با اين‌حال استفاده از ويژگي‌هاي گرافيكي مانند ارائه‌ي نمودارها و گزارش‌هايي كه جذابيت بصري دارد، باعث ارائه‌ي مناسب‌تر تحليل حسابداران مي‌شود. گزارش‌هايي كه در قالب تصويري مناسبي به مديران ارائه مي‌شوند، مي‌توانند به درك شفاف‌تر از وضعيت كسبوكار كمك كنند و در نتيجه آن ، ارتباط بين حسابداران و مديران مالي با مديران عالي سازمان تسهيل مي‌شود.
3. يكپارچگي؛
صرفا ثبت سند حسابداري براي يك سازمان كافي نيست. سازمان‌ها فعاليت‌هاي متفاوت و متعددي از جمله كنترل عمليات چك، كنترل حساب‌هاي بانكي، انبارداري، مديريت فروش، خريد از تامين‌كنندگان، محاسبه دستمزد كارمندان و… دارند؛ تمامي اطلاعات گفته شده، درنهايت تبديل به موجودي‌هاي مالي سازمان مي‌شوند. يكپارچگي نرم افزار حسابداري به سازمان كمك مي‌كند، اطلاعات به شيوه‌اي منسجم ثبت شوند؛ در نتيجه، دوباره‌كاري پيش نمي‌آيد و تجميع اطلاعات به‌شكلي سازمان‌يافته‌تر دردسترس خواهد بود.
4. به‌روز بودن؛
سازگاري با تغييرات قانوني و استانداردهاي حسابداري از بايدهاي نرم افزار حسابداري و مالي است. قوانين مالياتي و استانداردهاي حسابداري اگر تغيير كنند، شركت توليدكننده نرم افزار بايد به‌قدري توانايي داشته باشد كه به‌سرعت تغييرات را در نرم افزار ايجاد كند و حسابدار دغدغه‌اي بابت تغييرات قوانين و مقررات نداشته باشد. حضور تيمي مجرب و متخصص در حوزه‌ي برنامه‌نويسي نرم افزار، حسابداري و مديريت مالي مي‌تواند اين دل‌گرمي و اطمينان را به كاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
5. سازگاري با كسبوكار؛
هر كسبوكار با توجه به حوزه‌ي فعاليت در بخش‌هاي مختلف، از جمله بازرگاني، خدماتي و… نيازمند راه‌حل ويژه‌ي آن كسبوكار است؛ نرم افزارهاي حسابداري نيز از اين قاعده مستثنا نيستند. به عنوان مثال، يك شركت فعال در حوزه‌ي پيمانكاري نيازمند نرم افزاري است كه بتواند موضوعات جاري اين حوزه مانند پروژه‌ها و قراردادها را به‌لحاظ مالي مديريت كند.
6. گسترش‌پذيري؛
اصولا كسب‌وكارها با هدف رشد و توسعه فعاليت ميكنند. رشد در يك سازمان مي‌تواند افزايش تعداد پرسنل، افزايش گردش مالي يا ميزان فروش باشد. ممكن است سازماني كه چهار نفر پرسنل دارد صرفا با يك سيستم حسابداري بتواند فعاليت‌هاي مالي خود را مديريت كند. در آينده كه تراكنش‌هاي مالي رشد مي‌يابد، سازمان بايد سيستم دريافت و پرداخت اضافه كند، شايد هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزايش يابد و نيازمند به سيستم حقوق و دستمزد باشد. اين نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ي رشد كسبوكار و افزايش نيازمندي به ويژگي‌هاي بسته‌ي نرم افزاري است. اگر نرم افزاري انتخاب شود كه صرفا پاسخگوي وضعيت فعلي كسبوكار باشد، در آينده‌ي نزديك اين نرم افزار به‌دليل ناسازگاري با رشد كسب و كار، كنار گذاشته مي‌شود. در چنين وضعيتي، هزينه‌‌ي درخورتوجهي بابت خريد و آموزش نرم افزار جديد بايد تخصيص يابد. پس بايد توليدكننده‌‌ي نرم افزاري را انتخاب كرد كه با سبد محصولي مناسب، پاسخگوي سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش كسبوكار نگراني تغيير نرم افزار نداشته باشند.
7. تضمين امنيت اطلاعات مالي؛
از مهم‌ترين اطلاعات موجود در يك سازمان، اطلاعات بخش مالي است، عدم ثبت اطلاعات مالي يا سوء استفاده از اين اطلاعات(مثل سرقت) مي‌تواند آسيب‌هاي جدي به سازمان وارد كند. حساسيت نسبت به امنيت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهيه‌ي نرم افزار است؛ در اين مسير، تعداد مشتريان ارائه‌دهنده نرم افزار، رضايت‌مندي مشتريان و اعتبار آن شركت در بازار مي‌تواند از امنيت اطلاعات مالي، به حسابداران اطمينان دهد.
8. پشتيباني فني و خدمات پس از فروش با كيفيت؛
پشتيباني و خدمات پس از فروشي كه حسابداران بتوانند به آن تكيه كنند، از ارزشمندترين اهداف شركت‌هاي نرم افزاري است. بسياري از توليدكنندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم افزار براي مشتري مي‌دانند، اما واقعيت فراتر از اين موضوع است؛ شركتي كه نرم افزار حسابداري ارائه مي‌دهد بايد خيال حسابداران را بابت پاسخ‌گويي به مسائلشان راحت كند، خريداران نرم‌افزار بايد اطمينان داشته باشند كه متناسب با نيازشان هر لحظه كه بخواهند مي‌توانند مسائلشان را برطرف كنند و كارشناسان پشتيباني آن نرم افزار، بايد پاسخ‌گويي و رفع مسائل مشتري را مهم‌ترين مسووليت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتيباني با كيفيت، نيازمند زيرساختي قوي است تا سازمان بتواند به‌شكلي موثر درخواست و مسائل مشتري را مديريت كند. وجود خدمات متعددي مانند پاسخ‌گويي تلفني، پاسخ‌گويي آنلاين، تلفن پاسخگوي گويا، مراجعه‌ي حضوري، ابزار مناسب آموزشي و… همگي از خدماتي هستند كه با كيفيت مناسب توسط سازمان ارائه كننده نرم افزار مي‌بايست ارائه شوند.
9. سادگي و كاربرپسند بودن؛
از بزرگ‌ترين عوامل موفقيت توليدكننده‌اي مانند مايكروسافت، ارائه نرم افزاري كاربرپسند و ساده است. افراد به‌راحتي با نرم افزارهايي هم‌چون Word يا Powerpoint كار ميكنند و به‌مرور زمان، ياد مي‌گيرند كه چگونه مي‌توانند از قابليت‌هاي چنين نرم افزارهايي استفاده كنند. نرم افزارهاي حسابداري و مالي هم از چنين قوائدي مستثنا نيستند. حسابدار بايد بتواند به‌راحتي بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند كار با آن را شروع كند. سادگي و در عين حال كاربردي بودن نرم افزار، ويژگي كم‌يابي است كه اگر حسابداران و مديران مالي به آن دست يابند بهره‌وري كاريشان افزايش و تنش‌هاي كاريشان كاهش مي‌يابد.
10. قيمت متناسب با امكاناتي كه دريافت مي‌كنيد؛
در نظر داشته باشيد قيمت محصولي كه مي‌خريد صرفا بابت نرم افزاري كه تهيه مي‌كنيد نيست. تمامي موارد ذكر شده در هزينه‌هاي آتي سازمان شما تاثيرگذار هستند. نرم افزاري كه قابليت گزارش‌دهي ندارد، قدرت تحليل به حسابدار و مدير مالي شما نمي‌دهد، يادگيري و تسلط يافتن بر آن دشوار است، قابليت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، كيفيت پشتيباني فني آن پايين است و… به‌طور جدي به كسبوكار شما آسيب مي‌زند و هزينه‌هاي جبران‌ناپذيري بر سازمان شما وارد مي‌كند.
- ۹۸ بازديد
- ۰ نظر